Mikor érdemes kiszervezni az adminisztratív feladatokat egy vállalkozásban?
Egy vállalkozás működéséhez számos olyan adminisztratív feladat kapcsolódik, amely önmagában talán nem tűnik jelentősnek. Egy e-mail megválaszolása, egy adat rögzítése, egy dokumentum rendszerezése vagy egy nyilvántartás frissítése csak néhány percet vesz igénybe.
Amikor azonban ezekből naponta több tucat gyűlik össze, könnyen előfordulhat, hogy a vállalkozó idejének jelentős részét már nem maga a vállalkozás fejlesztése, hanem a háttérfeladatok kezelése tölti ki.
Ilyenkor érdemes átgondolni, mely feladatokat szükséges valóban személyesen elvégezni, és melyek azok, amelyek megfelelő háttértámogatással kiszervezhetők.
Amikor az adminisztráció már túl sok időt vesz igénybe
A napi működés során folyamatosan keletkeznek kisebb-nagyobb adminisztratív teendők: e-mailek, dokumentumok, adatok, nyilvántartások, időpontok, számlázással kapcsolatos adminisztráció vagy partneradatok kezelése.
Ezek elvégzése szükséges, mégsem feltétlenül igényli minden esetben a vállalkozó személyes közreműködését.
Ha a nap végén rendszeresen az az érzése, hogy sok mindennel foglalkozott, mégsem jutott elegendő idő a vállalkozás szempontjából igazán fontos feladatokra, az már jelezheti, hogy érdemes bizonyos háttérfeladatokat átadni.
Nem feltétlenül van szükség új munkatársra
A feladatok kiszervezése nem jelenti automatikusan azt, hogy alkalmazottat kell felvenni.
Külső segítség különösen akkor lehet praktikus megoldás, ha az adminisztratív feladatok mennyisége még nem indokol egy teljes vagy részmunkaidős munkatársat, ugyanakkor már rendszeresen időt vesznek el a napi működéstől.
A támogatás így az aktuális igényekhez igazítható: lehet néhány órás alkalmi segítség, rendszeresen visszatérő feladat vagy folyamatos együttműködés.
Milyen adminisztratív feladatok szervezhetők ki?
Vállalkozásonként eltérő, hogy mely feladatok átadása jelent valódi segítséget. Ilyen lehet például az e-mailek és dokumentumok rendszerezése, különböző nyilvántartások vezetése és frissítése, adatkezelés, partneradatok karbantartása, időpontok egyeztetése vagy a számlázáshoz kapcsolódó adminisztráció.
A cél nem egyszerűen az, hogy valaki "elvégezze az adminisztrációt", hanem hogy ezek a feladatok követhetően, pontosan és rendszerben működjenek.
Mit érdemes megtartani a vállalkozó kezében?
Nem minden feladatot érdemes kiszervezni.
Az üzleti döntések, a szakmai irány meghatározása és azok a tevékenységek, amelyekhez kifejezetten a vállalkozó tudására vagy személyes jelenlétére van szükség, természetesen továbbra is nála maradnak.
A jól kialakított háttértámogatás éppen ezt segíti: leveszi azokat a feladatokat a vállalkozó válláról, amelyek delegálhatók, miközben a döntési jogkör és az irányítás nála marad.
A felszabaduló idő is üzleti érték
Az adminisztratív feladatok kiszervezésének egyik legnagyobb előnye nem pusztán az, hogy kevesebb teendő marad.
A felszabaduló idő fordítható ügyfelekre, szakmai munkára, tervezésre, fejlesztésre vagy egyszerűen arra, hogy a vállalkozó ne folyamatos lemaradásban próbálja működtetni a vállalkozását.
Egy jól működő háttér nem kerül előtérbe – mégis sokat számít abban, hogy a napi működés rendezettebbé és átláthatóbbá váljon.
Ha úgy érzi, hogy az adminisztratív feladatok már túl sok időt vesznek el vállalkozása működtetésétől, szívesen segítek átgondolni, mely területeken jelenthet valódi segítséget a külső támogatás.
Horváth Veronika
A Stabil háttér