Milyen kimutatások segítik egy vállalkozás működését?
Egy vállalkozás működése során rengeteg adat keletkezik: értékesítési adatok, bevételek, költségek, rendelések, készletinformációk, kintlévőségek vagy éppen teljesítési mutatók. Önmagukban azonban ezek az adatok még nem feltétlenül segítik a döntéshozatalt.
A jól felépített kimutatások célja, hogy az adatokból átlátható és értelmezhető információ legyen. Segítségükkel könnyebben látható, hogyan teljesít a vállalkozás, hol történt változás az előző időszakhoz képest, és mely területekre érdemes nagyobb figyelmet fordítani.
Forgalmi és értékesítési kimutatások
Az értékesítési adatok rendszeres összesítésével nemcsak az látható, hogy mekkora forgalmat ért el a vállalkozás, hanem az is, hogyan alakult annak összetétele.
Érdemes lehet vizsgálni például az értékesítést időszakonként, termékenként vagy szolgáltatásonként, partnerenként, illetve – ha a vállalkozás működése indokolja – területenként vagy értékesítési csatornánként.
Az időszakok összehasonlítása pedig segíthet felismerni a változásokat és tendenciákat.
Terv–tény kimutatások
Egy terv akkor válik igazán hasznossá, ha rendszeresen összevetjük a tényleges eredményekkel.
A terv–tény kimutatás megmutathatja, hogy például az árbevétel, egyes költségek vagy más előre meghatározott mutatók hogyan alakultak a tervezetthez képest.
Nemcsak maga az eltérés fontos. A cél az, hogy időben láthatóvá váljon, ha a vállalkozás valamely területen eltér a várakozásoktól, és ennek ismeretében lehessen tovább gondolkodni.
Költségek és bevételek nyomon követése
A rendszeresen vezetett összesítések segítségével a vállalkozó átláthatóbban követheti bevételeinek és költségeinek alakulását.
Ez nem helyettesíti a könyvelést vagy a pénzügyi, adózási tanácsadást. Vezetői szempontból azonban más célt szolgál: egy könnyen áttekinthető kimutatás abban segít, hogy a vállalkozó a saját működéséről kapjon rendszeresen használható információt.
Készlet- és rendelési kimutatások
A készlettel dolgozó vállalkozásoknál különösen fontos lehet a készletmozgások, rendelések és beszerzések átláthatósága.
Egy megfelelően kialakított kimutatás segíthet követni például a készletszinteket, a rendeléseket, az egyes termékcsoportok mozgását vagy a készletváltozásokat. Így könnyebben felismerhetők azok a területek, amelyek további figyelmet igényelnek.
Kintlévőségek nyomon követése
A kiállított, de még ki nem fizetett számlák áttekintése szintén fontos része lehet a vállalkozás belső nyilvántartásának.
Egy rendszeresen frissített kintlévőség-kimutatás segítségével könnyebben követhető, mely számlák rendeződtek, melyek vannak még nyitva, illetve mely tételek igényelnek figyelmet.
Teljesítménymutatók és egyedi vezetői kimutatások
Nem minden vállalkozásnak ugyanazokat a mutatókat érdemes figyelnie.
A megfelelő teljesítménymutatók mindig a vállalkozás működéséhez és céljaihoz igazodnak. Sok esetben néhány jól megválasztott mutató többet ér, mint egy nehezen áttekinthető, túl sok adatot tartalmazó riport.
Ugyanez igaz a vezetői összefoglalókra is: a cél nem az, hogy minél több szám kerüljön egy táblázatba, hanem hogy a valóban fontos információk gyorsan átláthatók legyenek.
Nem több adatra, hanem jobb átláthatóságra van szükség
A vállalkozások jelentős részében az adatok már rendelkezésre állnak – Excel-táblákban, számlázó- vagy vállalatirányítási rendszerekben, rendelési listákban vagy más nyilvántartásokban. A nehézséget sokszor inkább az jelenti, hogy ezekből rendszeresen használható, egységes és áttekinthető információ készüljön.
Ebben tud segítséget nyújtani az A Stabil háttér.
Kimutatások és elemzések készítésével, az adatok rendszerezésével és vezetői összefoglalók kialakításával abban támogatom ügyfeleimet, hogy vállalkozásuk működését átláthatóbban követhessék, miközben nekik több idejük marad a vállalkozásuk vezetésére és fejlesztésére.
Horváth Veronika
A Stabil háttér – operatív háttértámogatás vállalkozóknak